Trước đây chúng tôi có đăng tải một bài bình luận ngắn về con dấu của Ban Quản trị chung cư qua bài viết “Con dấu của Ban quản trị nhà chung cư, khó khăn trong việc thực hiện”. Trong thời gian vừa qua, chúng tôi vẫn tiếp tục hỗ trợ cho các chủ đầu tư dự án xây dựng nhà ở thương mại và các Ban quản trị của chung cư trong việc tìm hướng giải quyết các khúc mắc trong quá trình thành lập và hoạt động nói chung, cũng như xin xác thực con dấu cho Ban Quản trị nói riêng. Sau quá trình làm việc và liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền tại nhiều địa phương khác nhau để thực hiện cấp con dấu cho các Ban quản trị, chúng tôi cũng đã được các cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ để giải quyết vấn đề khúc mắc này.

Trước nhu cầu thực tiễn của các dự án chung cư, trong việc có con dấu hoạt động hợp pháp để tiến hành các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, nhận bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung từ chủ đầu tư, cũng như trong việc ký kết hợp đồng với các đơn vị quản lý trong quá trình hoạt động của chung cư; thì hiện nay phần lớn các địa phương đã có hướng hỗ trợ để giải quyết cấp con dấu và chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các Ban quản trị.

Tuy nhiên hiện nay, quy trình giải quyết cũng như yêu cầu về hồ sơ cấp dấu của cơ quan quản lý dấu tại các địa phương không thống nhất. Có cơ quan chỉ hỗ trợ cấp con dấu cho các Ban quản trị chung cư, có hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của Hợp tác xã; còn trường hợp Ban quản trị mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần thì yêu cầu liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để quản lý con dấu theo Luật doanh nghiệp. Có cơ quan thì yêu cầu trong nội dung của văn bản công nhận Ban quản trị của UBND cấp Quận phải có nội dung cho phép sử dụng con dấu thì mới có căn cứ cấp con dấu cho Ban Quản trị. Các quy định trên phần nào gây khó khăn cho các Ban quản trị, cũng như chủ đầu tư tại các dự án chung cư. Vì hiện nay, chưa có quy định mẫu chung đối với văn bản công nhận Bản quản trị; UBND cấp Quận chỉ căn cứ vào yêu cầu trong công văn đề nghị của chủ đầu tư, để ra văn bản chấp thuận Ban quản trị chung cư, kèm theo là danh sách thành viên chứ không có những nội dung chi tiết về mô hình của Ban quản trị, cũng như việc cho phép sử dụng con dấu. Vì vậy, để đáp ứng được yêu cầu của cơ quan quản lý dấu thì Ban quản trị phải tiến hành họp để chọn mô hình hoạt động cho phù hợp, đồng thời phải liên hệ Ủy ban nhân dân để bổ sung nội dung trong văn bản công nhận Ban quản trị.

Các cơ quan quản lý dấu nên có cách thức giải quyết tốt hơn để tiến hành thủ tục một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Điển hình như trên địa bàn tỉnh Bình Dương, để đơn giản thủ tục cho các Ban quản trị dự án trên địa bàn, cơ quan quản lý dấu của tỉnh đã ban hành quy chế đơn giản hơn để cấp con dấu Ban quản trị. Theo đó, chủ đầu tư của dự án sẽ đại diện Ban quản trị làm công văn gửi đến cơ quan quản lý dấu kèm theo là quyết định công nhận của UBND cấp Quận, huyện. Trong công văn chủ đầu tư phải nêu rõ Ban quản trị được phép sử dụng con dấu được căn cứ vào điều nào, tại văn bản pháp luật nào. Cơ quan quản lý dấu sẽ kiểm tra hồ sơ, và quy định pháp luật điều chỉnh; nếu có quy định của pháp luật cho phép sử dụng con dấu vẫn còn hiệu lực, cơ quan này sẽ tiến hành cấp con dấu cho Ban quản trị giống như trường hợp của các tổ chức khác. Theo cơ quan này thì tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Quản lý sử dụng con dấu có hiệu lực ngày 01/7/2016 cũng đã có quy định điều kiện được sử dụng con dấu như sau: “Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng”. Bên cạnh đó, theo khoản 11 Điều 13 cũng đã quy định hồ sơ xin cấp mới con dấu của Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định, thông tư… đã cho phép tổ chức này sử dụng con dấu, (như tại Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 của Bộ Xây dựng đã quy định cho phép Ban quản trị chung cư được sử dụng con dấu) thì đã đủ điều kiện để cấp con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu, mà không cần phải chờ các văn bản hướng dẫn hay yêu cầu thêm bất kì giấy tờ hay nội dung nào khác từ Ban quản trị.

Có thể thấy quy định trên đã hỗ trợ giải quyết các nhu cầu sử dụng con dấu cho Ban quản trị; các Ban quản trị không cần phải băn khoăn về việc lựa chọn mô hình hoạt động cũng như phải cung cấp nhiều giấy tờ trong hồ sơ cấp dấu. Bên cạnh đó, quy định này còn thể hiện sự linh động trong việc áp dụng pháp luật của các cơ quan có thẩm quyền, trước nhu cầu thực tiễn của các chung cư hiện nay nhưng lại chưa có hướng dẫn cụ thể về thủ tục, thì các cơ quan có thẩm quyền nên mạnh dạn có những cách thức áp dụng các quy định của pháp luật để hỗ trợ giải quyết sớm khúc mắc cho người dân. Hi vọng rằng những địa phương khác có thể cân nhắc và làm theo cách thức như tại Tỉnh Bình Dương để việc cấp con dấu cho các chung cư được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Công ty Luật TNHH Giải Pháp Việt.

Share